Memulai Access 2007 dan Membuat Database

1.1  Memulai Microsoft Office Access 2007
Untuk memulai aplikasi Microsoft Office Access 2007, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1.   Klik tombol Start .
2.   Lanjutkan dengan memilih  All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
3.   Selanjutnya Windows akan memanggil aplikasi Access 2007. Akan tampil selama beberapa saat ke hadapan Anda tampilan  splash   screen  seperti diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

4.   Kemudian Access 2007 akan menampilkan tampilan awal Access 2007 seperti berikut.

Secara garis besar, tampilan awal ini terdiri atas tiga bagian, yaitu:
•  Panel Template Categories
Panel ini berisi kelompok-kelompok template database.

•  Daftar Template
Berisi nama-nama template database dari kelompok template yang ada di panel  Template Categories.

•  Open Recent Databases
Berisi nama-nama file database yang pernah dibuka.

Sampai tahap ini Anda telah mempelajari cara memulai aplikasi Microsoft Office Access 2007. Sekarang
Anda siap bekerja dengan Access. 

1.2 Membuat Database
Untuk membuat sebuah database kosong, langkah-langkahnya cukup mudah, yaitu:
1.   Pada halaman awal Access 2007, pilihlah kelompok  Featuring  pada panel sebelah kiri.

 

 2.   Lanjutkan dengan memilih  New   Blank Database pada daftar template. 

3.   Akibatnya pada panel sebelah kanan, Anda akan diminta untuk memberikan nama file database yang akan dibuat. Database ini masih kosong dan tidak memuat data atau objek apa pun. Berilah nama pada kotak File Name, dalam hal ini penulis memberi nama dengan ‘Latihan.accdb’. Kemudian tekan tombol  Create . Perlu diketahui bahwa ekstensi file yang diberikan pada Access 2007 adalah *.accdb. Hal ini berbeda dengan ekstensi file Access pada versi terdahulu.

4.   Setelah Anda menekan tombol  Create , Access 2007 akan membuat sebuah database yang masih kosong. Kemudian Anda akan dihadapkan pada bidang kerja Access 2007 seperti berikut.

Sampai tahap ini Anda telah mempelajari cara membuat database kosong dengan Access 2007. Database
tersebut siap Anda tambahkan dengan data-data atau objek database yang lain.

1.3  Memahami Bidang Kerja Access 2007
Agar dapat bekerja dengan Access 2007, Anda perlu memahami bidang kerja Access 2007 tersebut. Secara umum bidang kerja tersebut diperlihatkan dalam gambar di bawah ini. Masing-masing bagian mempunyai fungsi sendiri-sendiri.

Office Button
Tombol  Office berada di pojok kiri atas. Jika Anda klik tombol ini akan tampil sederetan menu-menu
seperti diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

Quick Access Toolbar
Merupakan sederetan ikon-ikon yang berada di samping tombol  Office, yang memungkinkan akses ke suatu menu dengan sekali klik. Secara default,  Quick Access Toolbar ini hanya memuat tombol-tombol Save , Undo, dan Redo. Meski demikian, Anda masih dapat menambahkan tombol-tombol lain ke dalam Quick Access Toolbar ini dengan mengklik tombol Customize Quick Access Toolbar  yang ada di sebelah kanan.

Title Bar
Title bar berada di bagian paling atas bidang Access 2007. Bagian ini menunjukkan kepada pengguna nama program aplikasi dan juga file database yang sedang dibuka.

Ribbon
Merupakan seperangkat menu yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan fungsi yang dibawanya. Menu-menu tersebut dibagi dalam kelompok tab.

Sizing Button
Berada di pojok kanan atas. Gunanya untuk melakukan minimize, maximize, restore, dan menutup bidang Access 2007.

Panel Navigasi
Panel navigasi ada di bagian kiri bidang Access 2007. Berisi nama-nama objek database yang telah dibuat.
Meliputi tabel, form, query, report, macro, dan lain-lain.

Status Bar
Status bar berada di bagian paling bawah dari bidang Access 2007. Fungsinya menampilkan pesan-pesan,
indikator, progress dari aktivitas yang Anda lakukan pada menu-menu Access 2007. 

Bidang Tampilan Objek Database
Bidang ini digunakan untuk menampilkan data-data atau isi dari objek database yang dipilih pada Panel
Navigasi.

1.4 Menutup Database
Untuk menutup database yang telah Anda buat, langkah-langkahnya adalah:
1.   Klik tombol Office yang ada di pojok kiri atas.
2.   Akan tampil ke hadapan Anda deretan menu-menu. Klik menu Close Database untuk menutup database yang sedang dibuka.

1.5 Membuka Database
Anda bisa saja membuka database yang pernah dibuat sebelumnya, baik oleh Anda sendiri atau orang lain.
Ada beberapa cara untuk membuka database yang telah dibuat. 

Cara Pertama
Untuk cara pertama ini, langkah-langkahnya adalah:
1.   Jalankan aplikasi Microsoft Access 2007.
2.   Pada tampilan awal Access 2007 (Gambar 1.2), klik nama file database yang ada pada bagian Open Recent Database.

3.   Langkah di atas bila Anda ingin membuka file database yang telah Anda kerjakan pada waktu sebelumnya. Jika nama file database tidak ada dalam daftar tersebut, klik tombol "More" untuk mencari file databasenya.
4.   Anda akan dihadapkan pada kotak dialog  Open. Selanjutnya tentukan file database yang akan Anda buka. 

Cara Kedua
Dengan mengklik tombol Office yang ada di pojok kiri atas, kemudian memilih salah satu nama file database
pada kelompok Recent  Documents.

Cara Ketiga
Dengan mengklik tombol  Office kemudian memilih menu  Open. Akan tampil kotak dialog  Open ke hadapan Anda. Tentukan file database yang akan dibuka.

1.6 Menyimpan Database
Setelah file database yang Anda buka tampil ke bidang kerja Access 2007, Anda dapat bekerja dengan file
database tersebut. Baik membuat tabel, query, membuat form, report, dan lain-lain. Kemudian hasil kerja
Anda tersebut harus disimpan agar bisa dibuka dan dilanjutkan lagi pada waktu yang lain. Untuk menyimpan file database tersebut caranya sebagai berikut.  

Cara Pertama
Dengan mengklik ikon Save  yang ada di Quick Access Toolbar. 

Cara Kedua
Dengan mengklik tombol  Office kemudian memilih menu Save .

Cara Ketiga
Mengklik tombol Office kemudian mengklik menu Save As.

Dari ketiga cara tersebut, bisa jadi Anda akan dihadapkan pada kotak dialog konfirmasi yang meminta isian nama suatu tabel, form, atau yang lainnya. Seperti diperlihatkan pada gambar ini. Jika demikian, beri nama dan tekan tombol  OK.

1.7  Menutup Microsoft Access 2007
Untuk menutup dan keluar dari aplikasi Access 2007, caranya klik tombol Office yang ada di pojok kiri atas. Kemudian pada deretan menu yang tampil, klik tombol Exit Access.