Tugas (8) Artikel Studi Kelayakan Proposal Sistem

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM

Kelas A-Krlompok 1:

Ruri Nur Aini, Amaliatul Mujtahidah, dan Mar’atus Madia

Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Malang

1. PENDAHULUAN
1. Analisis kelayakan system

            Ketika sistem analis selesai menyusun dokumen kebutuhan sistem, maka tahap desain sistem bisa dimulai. Namun tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk  dikembangkan pada sistem informasi. Harus ada mekanisme untuk menjustifikasi apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Tahapan inilah yang sering kita sebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan.

            Study Kelayakan / Feasibility Study mempertimbangkan dan mengkaji beberapa alternatif, yang nantinya akan dikaji untuk mendapatkan alternatif terbaik. Mengapa studi kelayakan perlu dilakukan? Karena :

1.        Memunculkan beberapa alternatif sehingga memberikan arah atau fokus terhadap rencana.

2.        Mengurangi alternatif-alternatif yang ada.

3.        Memberikan alasan untuk melanjutkan atau tidak melanjutkan.

4.        Meningkatkan kemungkinan untuk sukses atau tercapainya tujuan  dengan cara mengidentifikasikan dan menanggulangi pengaruh dari proyek sedini mungkin.

5.        Menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengambil keputusan.

2. Strudi Kelayakan Sistem

Kelayakan adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi. Kelayakan analis atau analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan.

Kelayakan sebaiknya diukur di sepanjang siklus hidup. Lingkup dan kompleksitas proyek yang tampaknya dapat dikerjakan dengan mudah, dapat berubah setelah persoalan dan kesempatan awal dianalisis secara lengkap atau setelah sistem di desain. Jadi, proyek yang layak dikerjakan di satu titik dapat menjadi tidak layak pada saat selanjutnya.

3. Peran Analisis Kelayakan Bisnis

 

 

Gambar diatas menunjukkan titik periksa kelayakan selama fase analisis sistem pada siklus hidup kita. Titik periksa tersebut ditampilkan dengan bentuk berlian. Berlian tersebut mengindikasikan bahwa penilaian ulang kelayakan dan tinjauan manajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase sebelumnya (sebelum fase berikutnya).  Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada setiap titik periksa, dengan mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.

            Ide untuk pembatalan proyek seringkali sulit untuk dilakukan. Biasanya untuk melakukan pembenaran dilakukan dengan cara melanjutkan proyek berdasarkan waktu dan uang yang telah dipergunakan. Namun dalam prinsip dasar manajemen adalah jangan pernah menghambur-hamburkan uang untuk sesuatu yang merugikan. Memutuskan untuk membatalkan tidak berarti menganggap biaya yang telah dikeluarkan tidak penting. Biaya pada akhirnya harus direcoveri jika investasi tersebut dianggap berhasil.

o    Lingkup Definisi

Analisis kelayakan pertama dilakukan pada fase definisi lingkup. Pada tahap awal proyek, kelayakan tidak lebih dari pengukuran tingkat kepentingan persoalan dan perkiraan bagian pertama dari biaya pengembangan. Secara realistis, kelayakan tidak dapat diukur secara akurat, sampai persoalan dan persyaratan difahami dengan lebih baik. Setelah memperkirakan keuntungan penyelesaian persoalan dan kesempatan, analis memperkirakan biaya pengembangan sistem sebesar 50% sampai 100%.

o     Analisis Masalah

Titik periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis masalah yang lebih detail pada sistem terbaru. Analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya pengembangan dan keuntungan yang akan diperoleh dari sistem baru. Nilai minimum pemecahan masalah setara dengan biaya persoalan tersebut. Diharapkan sistem yang lebih baik akan dapat melakukan hal yang lebih baik daripada itu. Akan tetapi sistem tersebut harus mengembalikan nilai minimum ini.

Biaya pengembangan pada titik ini hanyalah angka perkiraan. Analis belum mendefinisikan seluruh persyaratan pengguna atau menetapkan solusi desain untuk persyaratan tersebut. Jika biaya yang diperkirakan meningkat secara signifikan dari fase penyelidikan awal ke fase analisis persoalan, akan kemungkinan penyebabnya adalah lingkup. Lingkup memiliki kecenderungan untuk meningkat dalam banyak proyek.

o    Analisis Keputusan

Fase analisis keputusan menyatakan aktifitas analisis kelayakan utaman karena fase tersebut memetakan salah satu dari banyak kemungkinan implementasi sebagai target untuk desain sistem. Persoalan dan persyaratan sebaiknya dikenali mulai sekarang. Selama fase analisis keputusan, solusi alternative didefinisikan dalam konteks metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya.

Daftar berikut menyatakan rentang pilihan umum yang dapat dievaluasi oleh analis:

1.        Membiarkan sistem yang sudah ada.

2.        Atur kembali proses bisnis (manual), bukan proses yang berbasis computer.

3.        Meningkatkan proses computer yang telah ada.

4.        Membeli aplikasi terpaket.

5.        Mendesain dan membangun sistem berbasis computer yang baru.

Sesudah menentukan pilihan-pilihan ini, masing-masing dianalisis untuk mengetahui kelayakan operasional, teknis, jadwal, dan ekonomisnya. Suatu alternative direkomendasikan pada pemilik sistem untuk mendapat persetujuan dan sebagai desain umum dan detail.

1. STUDI KELAYAKAN

Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya kita kumpulkan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, sebagian besar analis setuju bahwa ada empat kategori pengujian kelayakan:

1.      Operational feasibility/kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.

2.      Technical feasibility/kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan kesediaan sumber dan pakar teknis.

3.      Schedule feasibility/kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut.

4.      Economic feasibility/kelayakan ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.

1)      Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan system harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi, di samping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya. Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan pula, yaitu:

1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?

o   PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis tingkat kepentingan suatu masalah atau efektivitas suatu solusi. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada persoalan ini:

-    Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput dan waktu respon yang cukup)

-   Information (Apakah sistem menyediakan informasi terhormat yang tepat waktu, saling berkaitan, akurat, dan berguna bagi pengguna akhir dan manajer)

-    Economy (Apakah sistem itu menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis)

-   Control (Apakah sistem itu menawarkan control yang memadai untuk mengatasi penipuan dan penggelapan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan informasi)

-          Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu, aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan semacamnya?)

-          Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal pada siapa saja yang menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat dikembangkan?)

2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah (solusi) itu?

o   Sangat penting untuk tidak hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapat bekerja tetapi juga mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena adanya perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan berikut ditujukan pada hal tersebut:

-      Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?

-      Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya dalam sistem yang baru?

-    Pengguna akhir atau manajer bagaimana yang menentang atau tidak bersedia menggunakan sistem tersebut?

-  Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir? Dapatkah atau akankah pengguna akhir dan manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan itu?

Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan politis terhadap penyelesaian persoalan atau solusinya.

2)      Kelayakan Teknis

Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan system merupakan teknologi yang mudah di dapat,murah tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan system bisa dinyatakan layak. Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tidak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada hal yang praktis dan masuk akal. Kelayakan teknis dapat ditujukan pada tiga masalah pokok.

1. Apakah teknologi atau solusi yang diajukan cukup praktis?

o   Teknologi untuk tiap solusi yang terdefinisi biasanya tersedia. Beberapa perusahaan suka menggunakan teknologi state-of-the-art, tetapi sebagian besar perusahaan lebih suka menggunakan teknologi yang matang dan teruji. Teknologi yang matang memiliki dasar pengguna yang lebih besar sehingga kita dapat memperoleh nasihat yang berkaitan dengan persoalan dan peningkatan.

2. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?

o   Dengan mengansumsikan solusi pada teknologi yang diperlukan adalah praktis, maka kita selanjutnya harus bertanya pada diri kita, apakah teknologi ini tersedia pada toko sistem informasi kita? Jika teknologi itu tersedia, maka kita bertanya apakah kita memenuhi kapasitas yang diperlukan.

o   Jika jawaban pada kedua pertanyaan tersebut tidak, maka selanjutnya kita harus bertanya pada diri kita, bisakah kita mendapatkan teknologi tersebut? Teknologi itu mungkin praktis dan tersedia dan kita membutuhkannya. Tetapi mungkin kita tidak mampu untuk menjangkaunya. Sekalipun argumentasi ini terbentur pada kelayakan ekonomis, hal ini sebenarnya merupakan kelayakan teknis. Jika kita tidak dapat menjangkau teknologi tersebut, maka alternative yang membutuhkan teknologi itu tidak praktis dan secara teknis tidak layak.

3. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?

o   Pertimbangan kelayakaan teknis ini sering dilupakan selama analisis kelayakan. Sekalipun sebuah perusahaan memiliki teknologinya, tidak berarti ia memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan teknologi itu secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki DBMS. Akan tetapi, analis dan programmer yang tersedia untuk proyek tersebut mungkin tidak cukup mengenal DBMS untuk dapat mengaplikasikannya dengan tepat. Kurva pembelajaran ini akan mempengaruhi kelayakan teknis suatu proyek, khususnya mempengaruhi jadwal.

3)      Kelayakan Jadwal

Beberapa proyek diawali dengan tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan daripada perintah, maka analis dapat mengajukan jadwal alternative.

Lebih baik (kecuali jika tenggat waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat, dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tidak berguna yang penuh kesalahan. Melewati tenggat waktu merupakan hal yang problematis, namun mengembangkan sistem yang tidak memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan maana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.

4)      Kelayakan Ekonomi

Aspek yang paling dominant dari aspek kelayakan yang alain adalah kelayakan ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi pengembangan system informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Sehingga aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan system. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini atau kita harus melakukan sesuatu yang lain. Dan pada suatu proyek yang besar biasanya lebih ditekankan kepada kelayakan ekonomi karena umumnya berhubungan dengan biaya yang jumlahnya besar.

Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Adapun Tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada user apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat ada beberapa metode kuantitatf yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek. Metode kuantitatif yang dapat digunakan adalah :

1.      Analisis Payback (Payback Period).

2.      Analisis Net Present Value.

3.      Return Of investment (ROI)

4.      Internal Rate of Return (IRR)

1)      Payback Period

Payback periode adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan. Perhatikan contoh berikut ini :

(dalam ribuan Rp)

 

 

Proyek mampu membayar kembali investasi karena keuntungan bersih (kumulatif) pada tahun ke-3 telah mancapai nilai (positif) 3.500.

Dengan demikian waktu pelunasan investasi tercapai pada tahun ke-3. Tepatnya, jangka waktu pelunasan adalah :

    2+ {6.500 - 3.500} /{6.500}

= 2,46 tahun = (2 tahun + 5,5 bulan).

1)      Analisis Net Present Value

Ada beberapa terminologi:

•      Present Value :

Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada tahun mendatang.

•      Net Present Value :

Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per tahun.

•      Discount Rate :

Bilangan yang digunakan untuk men-discount penerimaan yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai sekarang.Untuk menghitung discount rate ini dapat digunakan rumus : 

 

§  Ket:

B_t = Benefit tahun ke-t

C_t = Cost tahun ke-t

i = Interest rate yang ditentukan

t = tahun

K₀=Investasi awal tahun ke-0 (sebelum proyek dimulai)

§  Kriteria :

NPV > 0 Feasible

NPV = 0 Indifferent

NPV < 0 Unfeasible

1)      Return On Invesment

Return on invesment adalah besarnya keuntungan yang bisa diperoleh (dalam %) selama periode waktu yang telah ditentukan untuk menjalankan proyek, untuk menghitungnya digunakan rumus:

ROI = TotalManfaat – TotalBiaya

                              TotalBiaya

Jika nilai ROI bernilai positif maka ROI akan dianggap layak, jika negative maka akan dianggap tidak layak.

2)      Internal rate of return/IRR

Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan. Tingkat bunga impas inilah yang disebut sebagai Internal Rate of Return (IRR), apabila perbandingan antara IRR dengan tingkat bunga pengembalian (rate return), jika IRR lebih besar dari rate return maka investasi disimpulkan menguntungkan. Perhitungan IRR dapat dirumuskan sebagai berikut:

dimana,

i₁             : Tingkat suku bunga pertama yang menyebabkan nilai NPV positif

i₂            : Tingkat suku bunga kedua yang menyebabkan nilai NPV positif

NPV₁     : NPV positif dengan tingkat bunga i₁ 

NPV₂     : NPV positif dengan tingkat bunga i₂

Berikut ini contoh perhitungan analisis biaya dan manfaat untuk pengembangan sebuah sistem pembelajaran berbasis komputer di sebuah SMP untuk melengkapi sistem pembelajaran yang sudah ada:

1. Kesimpulan

a.       Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulan-usulan kebutuhan sistem baru layak (feasible) untuk diteruskan menjadi sistem informasi. Ada beberapa kriteria kelayakan yang bisa ditinjau misalnya kelayakan teknis, kelayakan ekonomi dan operasional

b.      Pada analisis ekonomi digunakan beberapa uji kuantitatif untuk menentukan kelayakan: Payback Periods, Return On Invesment, Net Present Value dan IRR.

Referensi

Al-Fatta, Hanif, 2007, Analisis dan perancangan system informasi untuk keunggulan perusahaan dan organisasi kelas dunia, Andi offset–STMIK AMIKOM Yogyakarta, Yogyakarta

Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. Systems Analysis and Design Methods Yogyakarta: ANDI

Azhar Blog’s, 2010, Audit Sistem Informasi ((Analisis dan kelayakan proposal sistem), http://www. azhaar'sblog.com/analisis-dan-kelayakan-proposal-sistem