PERUSAHAAN DAN MANAJEMEN GLOBAL TEKNOLOGI INFORMASI (Chapter 12)

Mengelola teknologi informasi. Teknologi informasi adalah komponen penting dalam keberhasilan bisnis perusahaan saat ini. Akan tetapi teknologi informasi juga merupakan sumber daya bisnis penting yang harus dikelola dengan benar. Selain itu, kita juga telah melihat banyak contoh dari dunia nyata dengan teknologi informasi memainkan peranan penting dalam memastikan keberhasilan atau yang memberi kontribusi pada kegagalan usaha bisnis strategis perusahaan. Bagaimana seharusnya teknologi informasi dikelola? diantaranya dengan pendekatan manajerial  yang terdiri dari tiga komponen utama yaitu :

§  Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagai strategi bisnis/ TI. Dipimpin oleh CEO dan CIO (Chief information officer), proposal dikembangkan oleh para manajer bisnis dan pakar TI untuk menggunakan TI agar dapat mendukung prioritas strategis bisnis perusahaan. Proses perencanaan bisnis/TI sesuai dengan tujuan bisnis strategis TI. Proses tersebut juga meliputi evaluasi proyek bisnis/TI yang diajukan.

§  Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis /TI baru. Ini adalah tanggung jawab utama dari CIO dan CTO (chief technology officer). Area manajemen TI ini melibatkan pengelolaan proses pengembangan sistem informasi dan implementasinya serta tanggung jawab penelitian kedalam penggunaan bisnis yang strategis atas teknologi informasi baru.

§  Mengelola organisasi TI dan infrastruktur. CIO dan para manajer TI berbagi tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan para pakar TI yang biasanya diatur dalam berbagai tim proyek serta subunit organisasi lainnya. Selain itu mereka bertangung jawab mengelola infrastruktur TI dari hardware, software, database, jaringan telekomuikasi, dan sumber daya TI lainnya, yang harus diperoleh, dioperasikan, dimonitor, dan dipelihara.

Perencanaan Bisnis TI

Proses perencanaan bisnis/TI memiliki tiga komponen utama :

§  Pengembangan strategi. Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. Contohnya menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem e –business inovatif yang berfokus pada nilai pelanggan dan bisnis.

§  Manajemen sumber daya. Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourching atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personel SI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan.

§  Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategis yang mencerminkan arsitektur teknologi informasi yang disesain untuk mendukung usaha bisnis / TI perusahaan.

Arsitektur Teknologi Informasi

Arsitektur TI yang dibuat oleh proses perencanaan strategis bisnis/ TI adalah desain konseptual, atau cetak biru, yang meliputi komponen utama berikut ini :

§  Platform  teknologi. Internet, ekstranet, intranet, dan jaringan lainnya, sistem komputer, software sistem, serta software aplikasi perusahaan terintegrasi, memberikan struktur, atau flatform, untuk komputasi dan komunikasi yang mendukung penggunaan strategis teknologi informasi bagi e-business, e-commerce, dan aplikasi bisnis/TI lainnya.

§  Arsitektur aplikasi. Aplikasi bisnis dari teknologi informasi didesain sebagai arsitektur terintegrasi atau portofolio dari sistem perusahaan yang mendukung usaha bisnis strategis, serta proses lintas fungsi bisnis. Contohnya, arsitektur aplikasi harus meliputi dukungan untuk ERP terintegrsai dan aplikasi CRM.

§  Organisasi TI. Struktur organisasi dari fungsi SI dalam perusahaan dan penyebaran para pakar SI didesain untuk memenuhi strategi yang berubah dari bisnis. Bentuk dari organisasi TI bergantung pada filosofi manajerial dan strategi bisnis/TI yang dibentuk selama proses perencanaan strategis.

Mengelola Fungsi SI

Tiga hal terjadi dalam beberapa tahun belakangan ini : ledakan internet  member inspirasi kepada perusahaan untuk menghubungkan seluruh jaringan tersebut,  perusahaan meletakkan aplikasi penting pada jaringan intranet mereka yang tanpanya perusahaan tidak dapat berfungsi dan menjadi jelas bahwa pemeliharaan PC disetiap jaringan adalah hal yang sangat mahal. Perubahan semacam itu menimbulkan kebutuhan yang mendesak untuk pemusatan.

Mengelola Pengembangan Aplikasi

Manajemen pengembangan aplikasi (application development management) melibatkan pengelolaan berbagai aktivitas seperti analisis dan desain sistem, pembuatan prototype,pemrograman aplikasi, manajemen  proyek, jaminan kualitas, dan pemeliharaan sistem untuk semua proyek pengembangan bisnsi/TI yang besar. Mengelola pengembangan aplikasi membutuhkan pengelolaan berbagai aktivitas tim yang terdiri dari pada analisis sistem, pengembangan software, dan pakar SI lainnya yang bekerja dalam berbagai proyek pengembangan sistem informasi. Jadi manajemen proyek adalah kunci tanggung jawab manajemen TI apabila menginginkan proyek bisnis /TI diselesaikan tepat waktu, dalam batas anggaran mereka, serta memenuhi tujuan desainnya.

Mengelola Aplikasi SI

Manajemen operasi SI berkaitan dengan penggunaan sumber daya hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia dalam  perusahaan atau pusat data (data centers) unit bisnis (pusat komputer) dari sebuah organisasi. Aktivitas operasional yang harus dikelola meliputi operasi sistem komputer, manajemen jaringan, pengendalian produksi, dan dukungan produksi.

Manajemen Sumber Daya Manusia dalam TI

Keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama terletak pada kualitas orang-orangnya. Banyak perusahaan yang menggunakan komputer merekrut, melatih dan melatih kembali personel SI yang berkualifikasi sebagai alah satu tantangan mereka. Mengelola fungsi layanan informasi melibatkan manajeen dari personel manajerial, teknis, dan administratif. Salah satu pekerjaan yang paling penting dari para manajer layanan informasi adalah untuk merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan, mengatur, serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini.

CIO dan Eksekutif TI lainnya

Direktur TI (chief information officer) mengawasi semua penggunaan teknologi informasi dalam banyak perusahaan, dan  menyesuaikannya dengan tujuan strategis bisnis. Jadi semua layanan komputer tradisional, teknologi internet, layanan jaringan telekomunikasi, dan teknologi SI lainnya yang mendukung jasa adalah tanggung jawab CIO. Selain itu CIO tidak mengarahkan aktivitas layanan informasi rutin. Sebagai gantinya CIO berkonsentrasi pada perencanaan dan strategi bisnis /TI. Mereka juga bekerja dengan para CEO dan para eksekutif puncak lainnya untuk mengembangkan penggunaan yang strategis atas teknologi informasi dalam e-business dan e-commerce yang membantu membuat perusahaan menjadi kompetitif dalam pasar.

Manajemen Teknologi

Semua teknologi informasi harus dikelola sebagai flatform teknologi karena melakukan integrasi secara internal berfokus pada atau secara eksternal menghadapi berbagai aplikasi bisnis. Teknologi semacam ini meliputi internet, intranet, dan berbagai e-commerce dan teknologi kerja sama, serta software perusahaan terinegrasi untuk manajemen hubungan pelanggan, ERP, dan manajemen rantai pasokan. Di banyak perusahaan , manajemen teknologi merupakan tanggung jawab utama dari CTO (chief technology officer) yang bertangung jawab atas semua perencanaan dan penggunaan teknologi informasi.

Mengelola Layanan Pemakai

Tim dan kelompok kerja para praktisi bisnis umumnya menggunakan terminal kerja PC, berbagai paket software, dan internet, intranet, serta jaringan lainnya untuk mengembangkan dan mengaplikasikan teknologi informasi atas aktivitas mereka. Jadi banyak perusahaan telah merespon dengan membuat fungsi-fungsi layanan pemakai (user service), atau layanan klien, untuk mendukung serta mengelola komputasi pemakai akhir dan kelompok kerja.. layanan pemakai akhir member peluang dan masalah bagi para manajer unit bisnis.

Kegagalan Dalam Manajemen TI

Mengelola teknologi informasi bukanlah hal yang mudah. Fungsi sitem informasi memiliki masalah  kinerja dalam banyak organisasi. Manfaat yang dijanjikan dalam teknologi informasi belum muncul dalam banyak kasus di perusahaan. Penelitian dari universitas telah menunjukkan bahwa banyak perusahaan yang belum berhasil mengelola penggunaan teknologi informassi. Jadi terbukti bahwa banyak organisasi yang tidak menggunakan teknologiinformasi secara efektif dan efisien. Contohnya :

§  Teknologi informasi tidak digunakan secara efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya untuk mengembangkan proses e-business yang inovatif dengan melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, e-commerce, serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui web.

§  Teknologi informasi tidak digunakan secara efisien oleh sistem informasi yang memberi waktu respons yang lama dan sering kali mati, atau pakar dn konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar.

Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen

Apa solusi dari kegagalan dalam fungsi system informasi ? tidak ada jawaban yang cepat dan mudah. Akan tetapi pengalaman dari berbagai perusahaan yang berhasil menunjukkan bahwa keterlibatan tingkat manajerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti, adalah bahan utama dari kinerja sistem informasi yang berkualitas tinggi. Melibatkan para manajer dalam manajemen TI dari CEO hingga para manajer unit bisnis membutuhkan pengembangan struktur tata kelola (governance structures), seperti dewan eksekutif dan komite pelaksana yang mendorong keterlibatan aktif mereka dalam perencanaan dan pengendalian penggunaan bisnis TI. Jadi banyak organisasi yang memiliki kebijakan yang mensyaratkan para manajer terlibat dalam keputusan TI yang dapat mempengaruhi unit  bisnis mereka.

Mengelola TI Global

Tantangan politik (political challenge) adalah banyak Negara yang memiliki peraturan, yang meregulasi atau melarang transfer data lintas batas nasional mereka (aliran data lintas batas) terutama informasi personal seperti catatan pribadi. Negara lainnya sangat keras mengenakan pajak, atau melarang impor hardware dan software. Sedangkan lainnya memiliki hokum materi local yang mengspesifikasi sejumlah bagian dari nilai produk harus ditambahkan di Negara yang bersangkutan jika ingin di jual di Negara itu.

Tantangan geoekonomi (geoeconomic challenges) dalam bisnis global dan TI merujuk pada pengaruh geografi atas kenyataan ekonomi dalam aktivitas bisnis internasional. Jauhnya jarak fisik yang terlibat masih merupakan masalah utama, bahkan dalam era telekomunikasi internet dan perjalanan dengan pesawat jet . contohnya, masih memakan waktu yang terlalu lama untuk menerbangkan seorang pakar ketika terjadi masalah TI dilokasi yang jauh. Masih sulit berkomunikasi secara real-time diseluruh zona waktu 24 jam dunia.

Tantangan budaya (culture challengers) menghadapi bisnis global dan para manajer TI memasukkan berbagai perbedaan dalam bahasa, ketertarikan budaya, agama, kebiasaan, perilaku social, dan filosofi politik. Tentu saja para manajer TI global harus dilatih dan menajamkan pemahaman atas perbedaan budaya semacam ini sebelum mereka dikirim keluar negeri atau dibawa kenegara asal perusahaan.

Strategi Bisnis /TI Global

Strategi lintas Negara yang mengintegrasikan aktivitas bisnis/TI global mereka melalui kerjasana dekat dan saling ketergantungan antara anak perusahaanmereka diseluruh dunia dengan kantor pusat perusahaan. Bisnis bergeser menjauh dari (1) strategi multinasional dengan anak perusahaan diluar Negara beroperasi secara mandiri; (2) startegi internasional dengan anak perusahaan mandiri tetapi tergantung pada kantor pusat untuk berbagai proses, produk, dan ide baru; (3) strategi global, dengan operasi perusahaan diseluruh dunia dikelola secara intensif oleh kantor pusat.

Aplikasi Bisnis/TI Global

Aplikasi teknologi informasi yang dikembangkan oleh perusahaan global bergantung pada strategi bisnis dan TI serta keahlian dan pengalamannya dalam TI. Akan tetapi, aplikasi TI juga bergantung pada berbagai jenis penggerak bisnis global ( global business drivers), yaitu, permintaan bisnis yang disebabkan oleh sifat indutri dan persaingan atau tekanan lingkungannya. Salah satu contohnya adalah perusahaan penerbangan atau jaringan hotel yang memiliki pelangganglobal, yaitu pelanggan yang melakukanm perjalanan di banyak tempat atau memiliki operasi global.

Standar TI Global

Manajemen atas standar teknologi juga disebut sebagai infrastruktur teknologi adalah dimensi lain dari manajemen TI Global, yaitu, mengelola hardware, software, sumber daya data, jaringan telekomunikasi, dan fasilitas komputasi yang mendukung operasi bisnis global. Manajemen dari standar TI global bukan hanya secara teknis rumit, tetapi juga memiliki implikasi besar atas politik dan budaya. Contohnya, pilihan hardware adalah pilihan sulit di beberapa negara karena harga yang mahal, pajak yang mahal, larangan impor, waktu tunggu yang lama untuk persetujuan dari pemerintah, kurangnya jasa perbaikan atau suku cadang lokal, serta kurangnya dokumentasi yang disesuaikan dengan kondisi setempat. Pilihan software juga menyajikan masalah-masalah yang unik. Paket-paket software yang dikembangkan  di Eropa mungkin tidak sesuai untuk di Amerika atau Asia. Bahkan walaupun dibeli dari penjual hardware yang sama. Paket software yang terkenal mungkin tidak tersedia distributor lokalnya. Atau karena pembuat software menolak untuk memasok pasar yang tidak memperhatikan lisensi software dan kesepakatan hak cipta.

Internet Sebagai Standar TI Global

Internet dan world wide web kini telah menjadi komponen penting dalam bisnis serta perdagangan internasional. Dalam beberapa tahun, internet denganribuan jaringan komputer dan database yang sling terhubung, telah mengangkat dirinya sendiri sebagai standar teknologi yang bebas dari halangan dan batas internasional dan tradisional. Internet bersama dengan teknologi intranet dan ekstranet yang terkait, member saluran interaktif yang berbiaya rendah untuk komunikasi dan pertukaran data dengan para karyawan, pelanggan, pemasok, distributor, produsen, pengembang produk, pendukung keuangan, penyedia informasi, dll.

Berbagai Isu Akses Data Global

Isi-isu akses data global selama ini merupakan subjek kontroversi politik dan hambatan teknologi dalam operasi bisnis global selama bertahun-tahun, tetapi telah menjadi semakin jelas bersama dengan pertumbuhan internet serta tekanan e-commerce. Contoh utama adalah isu tentang aliran data lintas Negara (transborder data flow-TDF), yang memungkinkan aliran data melintasi batas internasional melalui jaringan telekomunikasi system informasi global.

Reporters without borders(RSF), sebuah organisasi yang bermarkas di Paris, melaporkan bahwa terdapat 45 negara yang membatasi warga Negara mereka mengakses internet. Pada dasarnya, perjuangan apda sensor internet dengan keterbukaan di tingkat nasional berputar di sekitar hal-hal utama; mengendalikan saluran, menyaring aliran, dan member hukuman pada pemberi informasi. Di Negara-negara seperti, Birma, Syiria, Korea Utara, dan Negara-negara Asi8a tengah dan Kaukasia, akses internet dilarang atau di beri batasan karena melalui ISP yang dikendalikan oleh pemerintah.

Perkembangan Sistem Global

Jumlah Negara dan budaya yang mnggunakan sistem e-business global itu adalah tantangan dari mengelola perkembangan sistem global. Pada dasarnya terdapat konflik antara persyaratan sistem lokal dengan global, dan terdapat kesulitan dan menyepakati fitur sistem bersama seperti interface pemakai yang multibahasa serta standar desain yang fleksibel. Isu perkembangan sistem lainnya timbul dari gangguan yang disebabkan oleh aktivitas implementasi sistem dan pemeliharaannya.

Strategi Pengembangan Sistem

Beberapa strategi dapat digunakan untuk mengatasi beberapa masalah pengembangan sistem yang timbul dalam TI global. Pertama-tama adalah mengubah aplikasi yang digunakan oleh kantor induk kedalam aplikasi global. Pendekatan lainnya adalah membuat tim pengembangan multinasional dengan orang-orang penting dari beberapa anak perusahaan untuk memastikan bahwa desain system tersebut sesuai dengan kebutuhan situs lokal dan kantor pusat perusahaan. Pendekatan ketiga disebut sebagai pengembangan paralel. Hal itu disebabkan karena bagian-bagian dari sistem ditugaskan ke anak perusahaan yang berbeda dan kantor induk untuk mengembangkan pada saat yang bersamaan, berasarkan pada keahlian dan pengalaman setiap lokasi. Pendekatan lainnya adalah centers of excellence, dalam pendekatan ini seluruh sistem dapat ditugaskan untuk pengembangan anak perusahaan tertentu berdasarkan pada keahlian mereka dalam dimensi bisnis atau teknis yang dibutuhkan untuk keberhasilan pengembangan. Pendekatan terakhir yang dengan cepat telah menjadi pilihan pengembangan utama adalah melakukan outsorching kegiatan pengembangan ke perusahaan pengembangan global atau luar negeri yang memiliki keahlian serta pengalaman yang dibutuhkan untuk menegmbangkan aplikasi bisnis / TI global.